25 maja 2018 roku zaczęły obowiązywać przepisy unijnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO). Wprowadzając nowe przepisy europejski ustawodawca wyszedł z założenia, że przedsiębiorca, znając swoją branżę i będąc ekspertem w swojej dziedzinie, sam najtrafniej dokona optymalnego doboru środków ochrony danych osobowych. Wprowadzone rozporządzenie wyróżnia się więc brakiem ścisłych uregulowań i wytycznych techniczno-organizacyjnych, wyznaczając ogólne zasady, którymi należy kierować się przy projektowaniu rozwiązań biznesowych i informatycznych w celu zapewnienia właściwej ochrony przetwarzanym danym. 

Mały kodeks postępowania

W obliczu wyzwania stojącego przed branżą rekrutacyjną w stosunku do wprowadzonych nowych regulacji z zakresu ochrony danych osobowych, Polskie Forum HR podjęło się wyzwania opracowania małego kodeksu postępowania w zakresie ochrony danych osobowych, którego zadaniem jest wsparcie agencji zatrudnienia w prawidłowym zrozumieniu i wdrożeniu RODO.

„Mały kodeks postępowania to pierwszy krok w kierunku przygotowania właściwego Kodeksu postępowania, który zostanie zgłoszony do Prezesa Urzędu. W niektórych aspektach RODO wprowadza rewolucyjne zmiany, które w celu optymalnego funkcjonowania wymagają dalszego wypracowania, zarówno przez praktykę, jak i wytyczne organu nadzorczego. Dlatego też na tym etapie Polskie Forum HR przygotowało tzw. mały kodeks postępowania, którego tekst możliwe, że będzie jeszcze ewaluował w zależności od wypracowanej praktyki stosowania rozporządzenia.” – mówi Agnieszka Zielińska, Kierownik Polskiego Forum HR.

Okres przechowywania danych kandydatów

Mały kodeks przedstawia główne założenia RODO oraz wyjaśnia najważniejsze pojęcia dotyczące regulacji, odnosząc je do branży agencji zatrudnienia. Szczegółowo omawia podstawowe zasady dotyczące przetwarzania danych osobowych. Jedna z często powtarzających się wątpliwości w tym zakresie odnosi się do zasady ograniczenia przetwarzania danych i związanego z nią pytania o okres przez jaki można dane kandydatów przetwarzać zgodnie z RODO. Polskie Forum HR w swoim opracowaniu wskazuje, że co do zasady dane kandydatów mogą być przechowywane przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane. Jednocześnie rekomenduje agencjom zatrudnienia usuwanie danych kandydatów, z którymi brak jest kontaktu przez okres 2 lat, jak również skontaktowanie się z każdym kandydatem przynajmniej raz w roku w celu odświeżenia zgody. Każda agencja, biorąc pod uwagę specyfikę swojej działalności i charakter realizowanych procesów rekrutacyjnych (w tym rodzaj lub poziom stanowisk, stopień trudności w ich pozyskaniu, długość trwania procesu rekrutacyjnego, czy wskaźnik rotacji w danym rodzaju/szczeblu stanowiska) może podjąć samodzielną decyzję o tym, aby ten okres skrócić lub wydłużyć; przy wydłużeniu musi jednak umieć wykazać, jakie kryteria, cele lub inne przesłanki o charakterze obiektywnym to uzasadniają.

Role podmiotów: proces rekrutacji i pracy tymczasowej

Kodeks szczegółowo odnosi się do usług świadczonych przez agencje zatrudnienia i procesów tam zachodzących. Sporym wyzwaniem było przypisanie ról pełnionych przed strony umowy w zakresie przetwarzania danych w podstawowych zakresach działalności agencji zatrudnienia, tj. usługi rekrutacyjne, praca tymczasowa oraz delegowanie pracowników do pracy za granicę w ramach świadczenia usług.

W zakresie świadczenia usług rekrutacyjnych, Polskie Forum HR stoi na stanowisku, że w większości przypadków pomiędzy agencją rekrutacyjną a klientem zachodzi relacja administrator – administrator. Rola administratora danych pełniona przez agencję wynika z istoty działalności przez nią prowadzoną na podstawie Ustawy o promocji zatrudnienia. W celu świadczenia usług rekrutacyjnych, agencja udostępnia dane klientowi, działającemu jako samodzielny administrator, który po ich otrzymaniu zaczyna realizować własny cel przetwarzania. W tej relacji każdy podmiot realizuje własny cel i posługuje się własnymi środkami przetwarzania danych.

W odniesieniu do pracy tymczasowej, agencja pełni rolę administratora danych kandydatów na etapie rekrutacji oraz po zatrudnieniu pracownika tymczasowego jest administratorem jego danych jako pracodawca. Z kolei analiza relacji pomiędzy agencją pracy tymczasowej a pracodawcą użytkownikiem oraz roli pracodawcy użytkownika w świetle RODO musi być dokonywana z uwzględnieniem przepisów Ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. W opinii Polskiego Forum HR pracodawca użytkownik pełni samodzielną rolę administratora danych, działając we własnym celu i posługując się własnymi środkami przetwarzania. Wśród istotnych ustawowych obowiązków pracodawcy użytkownika, które tradycyjnie należą do obowiązków pracodawcy, a które mają istotne znaczenie dla oceny roli pełnionej przez ten podmiot wg RODO, należy wymienić między innymi następujące:

  • pracodawca użytkownik wyznacza pracownikowi tymczasowemu zadania i kontroluje ich wykonanie; korzysta z praw przysługujących pracodawcy w zakresie niezbędnym do organizowania pracy z udziałem pracownika tymczasowego,
  • informuje agencję zatrudnienia o wynagrodzeniu, jakie ma być wypłacane pracownikom tymczasowym,
  • obowiązany zapewnić pracownikowi tymczasowemu bezpieczne i higieniczne warunki pracy w miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy tymczasowej,
  • prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika tymczasowego oraz ewidencję osób wykonujących pracę tymczasową,
  • poprzez sprawowanie nadzoru nad przebiegiem pracy, pracodawca użytkownik może zdecydować np. o przyznaniu premii, nagrody, ale również zastosowaniu kary porządkowej, czy rozwiązaniu stosunku pracy z danym pracownikiem tymczasowym,
  • pracodawca użytkownik dostarcza pracownikowi tymczasowemu odzież i obuwie robocze oraz środki ochrony indywidualnej, zapewnia napoje i posiłki profilaktyczne, przeprowadza szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, ustala okoliczności i przyczyny wypadku przy pracy, przeprowadza ocenę ryzyka zawodowego oraz informuje o tym,
  • pracodawca użytkownik ma obowiązek stosować wobec pracowników tymczasowych tzw. zasadę równego traktowania.

Ustawowy zakres praw i obowiązków pracodawcy użytkownika jest znacznie szerszy, a dodatkowo może zostać poszerzony w umowie o świadczenie usług zawieranej z agencją. Powyższe oznacza, że praktycznie od momentu przekazania pracodawcy użytkownikowi listy pracowników tymczasowych, którzy stawią się do pracy w jego zakładzie w związku z wykonaniem umowy o świadczenie usług pracy tymczasowej, pracodawca użytkownik zaczyna przetwarzać dane tych pracowników wyłącznie dla siebie (we własnym imieniu, a nie w imieniu agencji), przy pomocy własnych środków i wykonując w stosunku do tych osób obowiązki pracodawcy. Jest to samodzielna rola pracodawcy użytkownika, w której pracodawca użytkownik nie działa na zlecenie agencji, zaś obowiązki, które wykonuje nie są wykonaniem zobowiązań wobec agencji zawartych w umowie, ale realizowaniem samodzielnej roli pracodawcy użytkownika zapisanej w Ustawie o zatrudnianiu pracowników tymczasowych” – podsumowuje r. pr. Liliana Strupp, członek Zarządu Polskiego Forum HR.

 

Przygotowała Karolina Kot, Specjalista ds. prawnych, Polskie Forum HR

  • RODO – mały kodeks postępowania dla agencji zatrudnienia

    • file icon

      RODO – mały kodeks postępowania dla agencji zatrudnienia

      Pobierz