Na etapie rekrutacji do pracy tymczasowej agencja pracy tymczasowej pełni rolę administratora danych osobowych kandydatów. Po zatrudnieniu pracownika tymczasowego w celu skierowania go do  wykonywania pracy tymczasowej na rzecz pracodawcy użytkownika agencja pracy tymczasowej jest administratorem jego danych osobowych jako pracodawca.

Analiza relacji pomiędzy agencją pracy tymczasowej a pracodawcą użytkownikiem oraz roli pracodawcy użytkownika w świetle RODO musi być dokonywana z uwzględnieniem przepisów Ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. W powołanym akcie prawnym przyjęto charakterystyczny dla zatrudnienia tymczasowego udział trzech podmiotów: pracownika tymczasowego, pracodawcy – agencji pracy tymczasowej i pracodawcy użytkownika, oraz specyficzną konstrukcję, wyodrębniającą ten rodzaj zatrudnienia o charakterze trójstronnym spośród innych nietypowych form zatrudnienia. Tę specyfikę tworzy w szczególności znajdująca swoje umocowanie w Ustawie o zatrudnianiu pracowników tymczasowych konstrukcja przejęcia części praw i obowiązków pracodawcy przez podmiot, który nie jest pracodawcą w sensie formalnym, ale w praktyce przysługuje mu szereg uprawnień pracodawcy, na rzecz i pod kierownictwem którego świadczona jest praca tymczasowa (vide art. 1 ust. 2 Ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych). Wśród istotnych ustawowych obowiązków pracodawcy użytkownika, które tradycyjnie należą do obowiązków pracodawcy, a które mają istotne znaczenie dla oceny roli pełnionej przez ten podmiot wg RODO, należy wymienić między innymi następujące:

  1. pracodawca użytkownik wyznacza pracownikowi tymczasowemu zadania i kontroluje ich wykonanie (art. 2 ust. 1 Ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych),
  2. pracodawca użytkownik informuje agencję zatrudnienia o wynagrodzeniu, jakie ma być wypłacane pracownikom tymczasowym (art. 9 ust. 2 pkt 1 Ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych);
  3. pracodawca użytkownik wykonuje obowiązki i korzysta z praw przysługujących pracodawcy w zakresie niezbędnym do organizowania pracy z udziałem pracownika tymczasowego (art. 14 ust. 1 Ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych);
  4. pracodawca użytkownik jest obowiązany zapewnić pracownikowi tymczasowemu bezpieczne i higieniczne warunki pracy w miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy tymczasowej (art. 14 ust. 2 pkt 1 Ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych);
  5. pracodawca użytkownik prowadzi ewidencję czasu pracownika tymczasowego w zakresie i na zasadach obowiązujących w stosunku do pracowników (art. 14 ust. 2 pkt 2 Ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych);
  6. pracodawca użytkownik prowadzi ewidencję osób wykonujących pracę tymczasową (art. 14 a Ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych);
  7. poprzez sprawowanie nadzoru nad przebiegiem pracy, pracodawca użytkownik może zdecydować np. o przyznaniu premii, nagrody, ale również zastosowaniu kary porządkowej, czy rozwiązaniu stosunku pracy z danym pracownikiem tymczasowym (art. 2 ust. 1 i art. 14 ust. 1 Ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych;
  8. pracodawca użytkownik dostarcza pracownikowi tymczasowemu odzież i obuwie robocze oraz środki ochrony indywidualnej, zapewnia napoje i posiłki profilaktyczne, przeprowadza szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, ustala okoliczności i przyczyny wypadku przy pracy, przeprowadza ocenę ryzyka zawodowego oraz informuje o tym ryzyku (art. 9 ust. 2a Ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych);
  9. pracodawca użytkownik ma obowiązek stosować wobec pracowników tymczasowych tzw. zasadę równego traktowania (art. 15 Ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych).

Ustawowy zakres praw i obowiązków pracodawcy użytkownika jest znacznie szerszy, a dodatkowo może zostać poszerzony w umowie o świadczenie usług zawieranej z agencją. Ponadto, należy także przywołać przepis art. 5 Ustawy, zgodnie z którym w zakresie nieuregulowanym odmiennie przepisami Ustawy do pracodawcy użytkownika (a nie tylko do agencji pracy tymczasowej) stosuje się odpowiednio przepisy prawa pracy dotyczące pracodawcy.

Powyższe oznacza, że praktycznie od momentu przekazania pracodawcy użytkownikowi listy pracowników tymczasowych, którzy stawią się do pracy w jego zakładzie w związku z wykonaniem umowy o świadczenie usług pracy tymczasowej, pracodawca użytkownik zaczyna przetwarzać dane tych pracowników wyłącznie dla siebie (we własnym imieniu, a nie w imieniu agencji), przy pomocy własnych środków i wykonując w stosunku do tych osób obowiązki pracodawcy. Jest to samodzielna rola pracodawcy użytkownika, w której pracodawca użytkownik nie działa na zlecenie agencji, zaś obowiązki, które wykonuje nie są wykonaniem zobowiązań wobec agencji zawartych w umowie, ale realizowaniem samodzielnej roli pracodawcy użytkownika zapisanej w Ustawie o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. W praktyce można by mnożyć przykłady działania pracodawcy użytkownika na własny rachunek z wykorzystaniem danych osobowych pracowników tymczasowych np. prowadzenie szkoleń z zakresu BHP, prowadzenie ewidencji czasu pracy, sporządzanie protokołów powypadkowych, prowadzenie ewidencji okresów zatrudnienia, wydawanie kart dostępowych do zakładu pracy, identyfikatorów pracownika, ustalanie rozkładów i harmonogramów czasu pracy, list pracowników na poszczególnych zmianach, stosowanie do pracowników regulaminów premiowania obowiązujących u pracodawcy użytkownika, uwzględnianie pracowników tymczasowych w planach benefitowych pracodawcy użytkownika, przekazywanie list zatrudnionych pracowników związkom zawodowym, raportowanie danych o takich pracownikach do własnych struktur organizacyjnych itd.

Zdaniem autorów RODO – mały kodeks postępowania dla agencji zatrudnienia, w zakresie wykonania wszystkich powołanych wyżej czynności (a także innych, dotyczących samodzielnego organizowania pracy tymczasowej z udziałem pracownika tymczasowego i wykonywania obowiązków pracodawcy użytkownika na podstawie Ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych) pracodawca użytkownik pełni samodzielną rolę administratora danych, działając we własnym celu (pełnienia roli faktycznego pracodawcy, który jest odbiorcą pracy tymczasowej, sprawuje nadzór i kontrolę nad jej przebiegiem), i posługując się własnymi środkami przetwarzania.[1]

Z uwagi na pełnienie w procesie świadczenia usług pracy tymczasowych samodzielnych ról administratorów danych osobowych pracowników tymczasowych, uzasadnione jest, aby wymiana danych osobowych tych pracowników pomiędzy agencją pracy tymczasowej a pracodawcą użytkownikiem odbywała się w oparciu o udostępnianie danych, a nie w oparciu o umowę powierzenia przetwarzania.

[1] Odmiennie uważa M. Kawecki w: „Rozporządzenie UE w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i swobodnym przepływem takich danych. Komentarz, str. 220-221”, Wydawnictwo C.H. Beck Warszawa 2018. Autor ten prezentuje pogląd, że administratorem danych osobowych pracowników tymczasowych jest agencja pracy tymczasowej, które może i powinna powierzyć pracodawcy użytkownikowi niektóre czynności związane z przetwarzaniem danych. Zdaniem autora nie można wykluczyć, że w pewnych przypadkach pracodawca użytkownik będzie również administratorem danych pracownika tymczasowego, ale wyłącznie w zakresie dostępu do ewentualnych szkoleń na warunkach określonych w art. 15 ust. 2 Ustawy.

Więcej: RODO – mały kodeks postępowania dla agencji zatrudnienia