Zasada ograniczenia przechowywania – art. 5 ust. 1 pkt e RODO

Dane osobowe muszą być przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą oraz przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane, przy czym:

  • dane osobowe można przechowywać przez okres dłuższy, o ile będą one przetwarzane wyłącznie do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych, pod warunkiem wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, czyli rozdzielenia baz danych ze względu na wymienione cele (na przykład wyodrębniona baza danych osobowych do celów statystycznych, do której dostęp mają wyłącznie pracownicy dedykowanego zespołu, która nie może być wykorzystywana do celu pierwotnego),
  • aby zapobiec przechowywaniu danych osobowych przez okres dłuższy, niż jest to niezbędne, administrator powinien ustalić termin ich usuwania (tzw. okres retencji) lub okresowego przeglądu.

W działalności agencji zatrudnienia niektóre dane osobowe musimy przechowywać obowiązkowo i przez czas określony przepisami obowiązującego prawa. Dotyczy to na przykład: pracowniczych akt osobowych, dokumentacji podatkowej lub ubezpieczeniowej pracowników. W przypadku, gdy przepis prawa nie wskazuje obowiązkowego okresu przechowywania, każdy podmiot musi zdecydować samodzielnie przez jaki okres będzie przechowywał dane do określonego celu. W szczególności dotyczy to danych, które zbieramy na potrzeby podstawowych celów naszej działalności – danych kandydatów i klientów. RODO nie wskazuje minimalnego lub maksymalnego okresu przechowywania takich danych. Dlatego każda agencja musi samodzielnie zdecydować przez jaki czas będzie przechowywała określone kategorie danych.

WAŻNE: Nie jest rekomendowane długie przechowywanie danych, z których w ogóle nie korzystamy. Rekomendujemy usuwanie danych kandydatów, z którymi brak jest kontaktu przez okres 2 lat, jak również skontaktowanie się z każdym kandydatem przynajmniej raz w roku w celu odświeżenia zgody. Każda agencja, biorąc pod uwagę specyfikę swojej działalności i charakter realizowanych procesów rekrutacyjnych (w tym rodzaj lub poziom stanowisk, stopień trudności w ich pozyskaniu, długość trwania procesu rekrutacyjnego, czy wskaźnik rotacji w danym rodzaju/szczeblu stanowiska) może podjąć samodzielną decyzję o tym, aby ten okres skrócić lub wydłużyć; przy wydłużeniu musi jednak umieć wykazać, jakie kryteria, cele lub inne przesłanki o charakterze obiektywnym to uzasadniają.

W przypadku przetwarzania danych osoby kontaktowej reprezentującej klienta, można je przetwarzać do celów realizacji umowy. Po okresie realizacji umowy również możliwe jest ich dalsze przetwarzanie, jeżeli ma to nadal związek z umową, np. dochodzenie roszczeń, regulowanie należności, obsługa reklamacji i gwarancji. Kontakt z taką osobą do celów handlowych lub marketingowych (np. złożenie oferty na nową usługę) możliwy jest, jeżeli osoba ta akceptuje tego rodzaju kontakt.

Więcej: RODO – mały kodeks postępowania dla agencji zatrudnienia