W procesie świadczenia usług rekrutacyjnych agencja pełni rolę administratora danych w stosunku do danych osobowych kandydatów do pracy, rekomendowanych swoim klientom. Rola administratora danych wynika z istoty działalności prowadzonej przez agencję na podstawie Ustawy o promocji zatrudnienia.

Zgodnie z art. 18 ust. 1 tej ustawy, prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie świadczenia usług pośrednictwa pracy, polega m.in. na inicjowaniu i organizowaniu kontaktów osób poszukujących odpowiedniego zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej z pracodawcami, udzielaniu pomocy osobom w uzyskaniu odpowiedniego zatrudnienia oraz pracodawcom w pozyskaniu pracowników o poszukiwanych kwalifikacjach zawodowych, a także na udzielaniu pracodawcom informacji o kandydatach do pracy, w związku ze zgłoszoną ofertą pracy. Z kolei domeną usług doradztwa personalnego jest m.in. określanie kwalifikacji pracowników i ich predyspozycji, jak również weryfikacja kandydatów pod względem oczekiwanych kwalifikacji. Powyższe usługi agencja wykonuje na potrzeby wszystkich rekrutacji prowadzonych na rzecz swoich klientów, w tym obecnych i przyszłych. Realizuje ona zatem własne cele przetwarzania, posługując się przy tym własnymi środkami i metodami, w tym środkami technologicznymi (bazy danych kandydatów, poszukiwania bezpośrednie i pośrednie, testy, formularze, analizy).

W celu świadczenia usług rekrutacyjnych, w szczególności zarekomendowania klientom kandydatów spełniających oczekiwane wymagania, agencja udostępnia dane osobowe tych kandydatów klientowi, działającemu jako samodzielny administrator danych.  Klient agencji, po otrzymaniu od niej danych osobowych proponowanych kandydatów, zaczyna realizować własny cel przetwarzania, jakim jest weryfikacja i ocena danych, a także samodzielne podjęcie decyzji o zatrudnieniu lub odrzuceniu danej kandydatury. Jest zatem również w pełni odrębnym administratorem danych, decydującym o celach (zatrudnienie pracownika o poszukiwanych cechach) i środkach przetwarzania (analiza dokumentów, spotkanie z kandydatem, wideokonferencja itd.).

Mając na uwadze powyższe, w procesie rekrutacji pomiędzy agencją a klientem zachodzi relacja administrator – administrator, a wymiana danych powinna następować na zasadzie udostępnienia danych. Każdy podmiot realizuje bowiem własny cel i posługuje się własnymi środkami przetwarzania danych.

Więcej: RODO – mały kodeks postępowania dla agencji zatrudnienia