Od nowego roku na pracodawców czekają duże zmiany w prowadzeniu i przechowywaniu dokumentacji pracowniczej. Zmiany w kodeksie pracy wprowadzone ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją oraz nowe rozporządzenie MRPIPS w sprawie dokumentacji pracowniczej, wejdą w życie 1 stycznia 2019 r.

Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej

Najważniejszą z wprowadzanych zmian jest skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracownika z 50 do 10 lat. Będzie to obowiązywać w stosunku do nowych pracowników, zatrudnionych po dniu 1 stycznia 2019 r. – pracodawca będzie miał obowiązek przechowywać ich dokumentację przez okres zatrudnienia oraz okres 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

Dokumentacja pracowników, których stosunek pracy został nawiązany przed 1999 r. będzie w dalszym ciągu przechowywana przez okres 50 lat.

Natomiast w stosunku do pracowników zatrudnionych po raz pierwszy przez pracodawcę po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r., pracodawca, co do zasady, będzie przechowywać dokumentację przez okres 50 lat, chyba że złoży oświadczenie o zamiarze przekazania, za wszystkie osoby zgłoszone do ubezpieczeń społecznych w tym okresie, raportów informacyjnych do ZUS. Wówczas okres przechowywania dokumentacji ulegnie skróceniu do lat 10.

Prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej

Wprowadzane zmiany umożliwią pracodawcom prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w postaci elektronicznej, która będzie równoważna z dokumentacją papierową. Pracodawca będzie mógł zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację. Zmiana postaci z papierowej na elektroniczną będzie następować poprzez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym bądź kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy. Zmiana postaci z elektronicznej na papierową będzie polegać na sporządzeniu wydruku i opatrzeniu go podpisem osoby upoważnionej. Zmiana postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji będzie związana z obowiązkiem poinformowania pracownika o możliwości odbioru dokumentacji w ciągu 30 dni.

Przekazywanie dokumentacji pracownikowi

Na pracodawcy zostaną nałożone nowe obowiązki w zakresie doręczania informacji o możliwości odbioru dokumentacji przez pracownika. Regulacje dotyczące sposobu i trybu doręczania zawiadomień określone są w nowym rozporządzeniu MPRIPS w sprawie dokumentacji pracowniczej. Pracodawca będzie mieć obowiązek powiadomić pracownika w przypadku zmiany postaci jej prowadzenia i przechowywania, ale również i przede wszystkim w przypadku upływu okresu jej przechowywania. Obok świadectwa pracy, pracodawca będzie przekazywał pracownikowi informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości jej odbioru przez pracownika do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, a także o konieczności zniszczenia dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w zakreślonym terminie.

Akta osobowe i dokumenty w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

Nowością jest również wprowadzona w art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy definicja dokumentacji pracowniczej, która obejmuje łącznie akta osobowe pracowników oraz inną dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Zakres, sposób oraz warunki prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej określa rozporządzenie MRPiPS. Akta osobowe pracownika składać się będą z 4 części. Wprowadzona została nową część D, w której znajdą się dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu. Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy będzie prowadzona oddzielnie dla każdego pracownika i obejmować m. in. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy oraz dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego.

Przepisy nowego rozporządzenia MRPiPS będą mieć zastosowanie w całości do dokumentacji pracowników, których stosunek pracy został nawiązany począwszy od dnia 1 stycznia 2019 r oraz dokumentacji pracowników pozostających w dniu 1 stycznia 2019 r. w stosunku pracy, ale tylko w zakresie nowej dokumentacji gromadzonej od dnia 1 stycznia 2019 r. W stosunku do bieżącej dokumentacji, będziemy stosowali nowe rozporządzenie z wyłączeniem §2- §6, czyli z wyłączeniem nowego sposobu ich prowadzenia. Pracodawcy nie będą mieć obowiązku dostosowywania sposobu prowadzenia dokumentacji obecnych pracowników do nowego rozporządzenia, nie mniej jednak będą mieli taką możliwość. Wszystkie dokumenty gromadzone od 1 stycznia 2019 r. będą musiały być już prowadzone i przechowywane według nowych zasad.

Przygotowała: Karolina Kot, Specjalistka ds. prawnych, Polskie Forum HR