W dniu 4 maja 2019 r. wejdzie w życie ustawa z dnia 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania RODO nowelizująca m. in. przepisy Kodeksu Pracy.

Katalog danych

Znowelizowany zostanie katalog danych osobowych, których pracodawca będzie żądał (do tej pory miał prawo żądać, teraz przepisy będą nakładały na niego obowiązek) od kandydata albo pracownika, czyli art. 22(1) Kodeksu Pracy. Z katalogu przetwarzanych danych znikną imiona rodziców, a informacja o miejscu zamieszkania będzie zbierana tylko po zatrudnieniu pracownika, kandydat będzie musiał wskazać jedynie swoje dane kontaktowe.

Podstawa przetwarzania

Zmianie ulegnie przede wszystkim podstawa przetwarzania danych kandydata obejmujących jego wykształcenie, kwalifikacje zawodowe (nowa kategoria) i przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Pracodawca będzie mógł żądać tych danych od kandydata w procesie rekrutacji jedynie gdy będą one niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju bądź na określonym stanowisku. Wprowadzana przesłanka jest oczywiście bardzo ogólna i niedookreślona, to po stronie pracodawcy będzie leżeć ustalenie ich niezbędności, oczywiście mając na uwadze zasady przetwarzania danych osobowych, w tym zasadę minimalizacji.

Zgoda kandydata

Nowelizacja wprowadza do Kodeksu Pracy nowe artykuły 22(1a) i 22(1b), w ten sposób jednoznacznie określając możliwość wyrażenia zgody przez kandydata bądź pracownika. Do tej pory przeważał pogląd, że w stosunku pracy, charakteryzującym się relacją podporządkowania pracownika pracodawcy, nigdy nie będziemy mieć do czynienia z wyrażeniem zgody przez pracownika, której podstawową cechą jest jej dobrowolność. Poprzez wprowadzoną nowelizację, ustawodawca jednoznacznie wyraża możliwość wyrażania zgody, która może stanowić podstawę przetwarzania danych pracownika. Oczywiście brak takiej zgody bądź jej wycofanie, nie może stanowić podstawy niekorzystnego traktowania bądź innych negatywnych konsekwencji wobec pracownika (np. stanowić przyczyny odmowy zatrudnienia).

Poprzez wprowadzenie instytucji zgody do Kodeksu Pracy, wydaje się w tym momencie jasnym, że dane przekazane z inicjatywy samego kandydata w procesie rekrutacji (najczęściej w CV), wykraczające poza katalog danych określonych w art. 22(1) Kodeksu Pracy (choćby stan cywilny czy zainteresowania), mogą być przez pracodawcę przetwarzane na podstawie zgody kandydata – wyrażonej poprzez sam fakt dobrowolnego przekazania tych danych. W każdym czasie kandydat może taką zgodę wycofać i wówczas pracodawca będzie zobowiązany do ich usunięcia, co nie może wpływać na proces rekrutacji i ewentualne zatrudnienie tego kandydata.

Powyższe nie będzie dotyczyć danych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa, które mogą być przetwarzane tylko na podstawie przepisu prawa zobowiązującego pracodawcę do ich przetwarzania. Przetwarzanie tzw. danych wrażliwych pracownika (art. 9 RODO) na podstawie zgody pracownika również będzie bardziej obostrzone – art. 22(1b) Kodeksu Pracy.

 

Karolina Kot

Specjalista ds. prawnych, Polskie Forum HR